デビット・アレン氏が提唱 Getting Things Done = GTD

 

どうもこんにちわ、GTD(Getting Things Done)を実践して頭の中がスッキリ快適な東邦烈日 (@Toho_Rekka)です。

iPhoneを利用し始めてTODOたる概念を知り、GoogleやEvernoteを始めとした各種アプリ・サービスを使って実践していた私ですが、どうしてもうまく使いこなせずに悶々としていました。

そんな時に出会ったのがデビット・アレン氏が提唱したワークフロー管理手法

通称GTD(Getting Things Done)です。

TODOリストだけでは手の届かなかったところまできちんと届き、今やるべきことに瞬時にアクセスすることができるようになりました!

GTDを実践してみて感じることがが幾つもでてきたので、忘れないうちにまとめてみようと思います。

よろしければ、お付き合いください。

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GTDとは?「今、やるべきことに集中するために」

Getting Things Doneとは、どのような手法で何のために行うものなのか?

GTDとTODOリストはどう違うのか?

 

まずは、TODOリストについてです。

TODOリスト

やらなければいけないこと、忘れてはいけないことなどを一覧化したリスト。
スケジュールとは異なり時間を設定せず、単に備忘録のように用いられる。

はてなキーワードの通り、時間設定等の細かい設定はしないという理念で、とりあえずリストとして書き出して忘れないようにすると言った具合の代物ですね。

TODOリストのiPhone系アプリというと「Clear」や「Wunderlist」が有名ドコロかと思います。

 

Clear – タスク&ToDoリスト 1.4.1(¥500)
カテゴリ: 仕事効率化, ライフスタイル
販売元: Realmac Software – Realmac Software Limited(サイズ: 13.6 MB)
全てのバージョンの評価: (455件の評価)
iPhone/iPadの両方に対応

 

Clear – タスク&ToDoリスト 1.1.1(¥1,000)
カテゴリ: 仕事効率化, ライフスタイル
販売元: Realmac Software – Realmac Software Limited(サイズ: 14.1 MB)
全てのバージョンの評価: (53件の評価)

 

Wunderlist – To-Do & Task List 2.3.2(無料)
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: 6 Wunderkinder – 6 Wunderkinder GmbH(サイズ: 42.4 MB)
全てのバージョンの評価: (3,451件の評価)
iPhone/iPadの両方に対応

 

Wunderlist – To-Do & Task List 2.3.5(無料)
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: 6 Wunderkinder – 6 Wunderkinder GmbH(サイズ: 30.9 MB)
全てのバージョンの評価: (965件の評価)

 

「Clear」は、シンプルなデザイン、でスワイプ等のアクションを用いて操作できるので使っていて気持ちいです。

「Wunderlist」は、カテゴリの作成、フラグ、期限日、リマインダー、メモ等が扱える多機能TODOリストでGTDに近いです。

双方ともiPhoneとMac間の同期も可能で利用しているユーザーも多いかと思います。

私も「Clear」から「Wunderlist」に移行して長らく愛用していましたが、どうにもうまく機能させることができなくて….

TODOを実践したことが無い方は、GTDを実践する前にこれらのアプリを使ってみるといいかもしれません。

 

次はGTD(Getting Things Done)についてです。

GTD(Getting Things Done)

1.「気になること」をすべて一箇所に「収集」する。

2.それぞれの意味と何をすべきかを明らかにする「処理」を行う。

3.その「処理」の結果を「整理」する。

4.それらの行動の選択肢を「レビュー」する。

5.選んだ行動を「実行」する。

上記を一定期間ごとに繰り返す。

TODOと異なり、GTDではやるべきことを書き出すだけでは終わりません。

「収集」「処理」「整理」「レビュー」「実行」の5つのステップを繰り返していくことで正常に機能させます。

GTDとは何か?についての説明ですので、これら5つのステップの詳しい説明は後述とします。

 

デビット・アレン氏曰く

頭のなかに気になることがある状態では、ゆとりを持って全てをコントロールすることはできない。
すべてを自前に整理しておき、信頼できるシステムにあずけておくべきなのだ。その場その場で何度も考えるのは時間の無駄だ。それでは創造性のエネルギーを効率的に活用しているとは言いがたいし、フラストレーションやストレスのもとになる。

上記の引用文からも分かる通り

GTDの目的は、「やるべきことのすべてを頭の外で管理する」ということです。

気になることすべてを収集し、やるべきことを書き出し、いつまでにやるべきなのか、どこでやるべきなのか、変更点を修正し、実際に実行する。

私達が頭のなかで自然と行っているこれらを頭から追い出して、システム側で管理します。

 

スケジュールが忙しい人は、頭をスッキリ整理させるためにカレンダーを使いますよね。それの延長のような感じだと思ってもらっていいと思います。

GTDの場合は予定だけでなく、「やるべきこと」や「気になったこと」などなど細かなことまで全て収集して管理し、徹底的に頭をスッキリさせ「ストレスフリー」を実現します。

 

Getting Things Done – Wikipedia

 

 

GTD実践のの前に 収集ツールを準備しよう

GTDを実践するには道具が必要となります。

GTDに使う道具は「書類受け」や「手帳・ノート」、「パソコンのメモ帳」、「音声記録ツール」、「メール」、「その他のハイテク機器」などなど、アナログ/デジタル問わずに利用することができます。

私はGTDツールとして評判の良い「OmniFocus」というiPhone/iPad/Mac用アプリケーションを利用しているので、本記事では「OmniFocus」を用いていきます。

 

OmniFocus 2 for iPhone 2.1.1(¥2,000)
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: The Omni Group – The Omni Group(サイズ: 5.2 MB)
全てのバージョンの評価: (58件の評価)

 

OmniFocus for iPad 1.6.5(¥4,000)
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: The Omni Group – The Omni Group(サイズ: 16.7 MB)
全てのバージョンの評価: (190件の評価)

OmniFocus 2 2.0(¥4,000)
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: The Omni Group – The Omni Group(サイズ: 41.6 MB)
全てのバージョンの評価: 無し(0件の評価)

 

OmniFocus – The Omni Group
Mac版は公式サイトよりトライアル版も配布されています。

 

GTDの基本 5つのステップ

ステップ1.「収集」


omnifocus 気になることを全て一箇所に収集 inbox

「やるべきこと」を始めとした全ての気になることをInboxに収集する。

 ※GTDでは、収集する項目の受け皿を「Inbox」と呼びます。

「収集」では、思いついたその時に収集するのが大切です。

私はいつでもどこでも身につけているiPhoneから、思いついたその時に収集して取り残しがないように気をつけています。

 

ステップ2.「処理」


OmniFocus 何をすべきか明らかにする

収集の段階では、「基礎演習のレポートを提出する」として収集しました。

処理の段階では、それを成し得るためにする行動を細かくして記録します。

「やるべきこと」を1アクション単位まで細かくすることで、頭で考えるステップを省きます。

 

ステップ3.「整理」


OmniFocus 状態によって整理します。


Omnifocus どこでやるべきか、で整理します。

とにかく「やるべきこと」について、極力思考しないで済むようにする必要があります。

プロジェクトでは、「行動できるもの」と「まだ行動できない」ものに分類します。

コンテキストでは、「どこでやるか」を分類します。

また、重要なタスクには期限やフラグを設定して他のタスクより目につきやすくします。

期限が近いタスクはオレンジバッジで、期限が切れてしまったタスクはレッドバッジで教えてくれます。

また、私はカレンダーからも確認できるように、期限付きのタスクをiPhoneのカレンダーに登録させています。

これらの整理を行うことで、無駄な思考を行わないで、今本当にやるべきことを瞬時に理解することができます。

 

プロジェクトやコンテキストの分類は下記の記事をお手本にさせていただきました。

プロジェクトを階層毎に分けて分類しないということで違和感があるかもしれませんが、コンテキストで詳細に分類することができるため問題はありません。

また、「アクション可能」又は「アクション不可能」の大きく2択で分類することで、ゴチャゴチャとすることがなくなり、整理の際も比較的楽に済むので助かっています。

 

OmniFocus歴4年の僕が最後に辿り着いたプロジェクトとコンテキストの設定
プロジェクトとリストの分類はこちらの記事を参考人させていただきました。

 

 

ステップ4.「レビュー」

GTDの5つのステップの中で、一番重要なステップだとも言われているレビューです。

レビューで行うことは「システムの更新」です。

 

システムの更新では、実行して完了したタスクや変更されたタスク等を更新します。

GTDでは、システムに疑問を持ってしまうと無駄な思考が発生し効率が低下します。そのために、システムを常に最新の状態に保ち信頼できる状態を保つことが大切です。

 

システムの信頼性を向上させるために、毎時のレビューに加えて、週次レビューが大切になってきます。

週次レビューでは、その名の通り1週間毎にシステム全体をしっかりと見直す作業です。

新たに「気になるもの」を「収集」しつつ、すでにリストにあったものと合わせて再評価し、再処理を行うことによってのみ、あなたは安定した精神状態を維持していくことができる。

GTDのシステムは、自分の脳みそと同義です。

できるだけ最新の状態を保ち、自分の脳みその状態に限りなく近づけることが大切です。

 

ステップ5.「実行」

いよいよ、5つ目のステップの「実行」です。

実行では、これまでのステップで処理してきたリストの中から「やるべきこと」を行います。

当たり前ののことですが、「その時の状況」、「使える時間」、「使えるエネルギー」、「優先度」を考慮して選択し、実行します。

 

GTDの聖書 ストレスフリーの整理術


デビット・アレン 初めてのGTD ストレスフリーの整理術

ここまで、簡単にGTDについて説明してきました。

今回説明したGTDという管理手法は、GTD提唱者:デビット・アレン氏の著書「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」に詳しく丁寧に書き記されています。

GTDを実践しようかな?と思った方は、ネットで情報を集めて実践してみるのもいいと思いますが、「形から入る」ということわざにもあるように、GTDを実践する上で手元に持っておくといい本だと思います。

GTDの実践による恩恵

この1ヶ月GTDたるものを実践してきて、私自身やるべきことをしっかりと忘れないでこなせるようになってきました。

また、気になること全てをOmniFocusで収集・整理することでやらなければならないことが明確化し、頭がスッキリした状態を保つことができている気がします。

 

自分の頭だけじゃ「やるべきこと」全てを把握しきれない…

カレンダーやTODOリストを使っているけど効果がなかった、続かなかった

ごちゃごちゃした頭をスッキリさせたい

という方は、GTD(Getting Things Done)は試す価値ありの画期的な管理手法だと思います。

試してみてはいかがでしょうか?

 

デビット・アレン氏提唱 GTDをOmniFocusで実践してみた感想など諸々
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